📘Giới thiệu phần mềm OpenKM CE
🚀 Hướng dẫn OpenKM Community Edition (CE)
🌐 I. Giới thiệu
OpenKM Community Edition (OpenKM CE) là phiên bản mã nguồn mở của hệ thống Quản lý tài liệu điện tử (Document Management System – DMS).
👉 Đây là giải pháp giúp tổ chức/doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, chia sẻ và kiểm soát vòng đời tài liệu một cách tập trung, an toàn và có cấu trúc.
⚙️ Đặc điểm chính
🆓 Mã nguồn mở, miễn phí – tải về, cài đặt, tùy chỉnh dễ dàng
📂 Quản lý tập trung – lưu trữ toàn bộ tài liệu trong một kho dữ liệu
📑 Hỗ trợ đa định dạng – Word, Excel, PDF, hình ảnh, video, email…
♻️ Quản lý phiên bản – lưu mọi thay đổi, quay lại bản cũ khi cần
🔍 Tìm kiếm nâng cao – theo nội dung, metadata, tags
👥 Phân quyền chi tiết – theo nhóm, vai trò, người dùng
🔄 Workflow cơ bản – xử lý & phê duyệt tài liệu đơn giản
🌍 Giao diện web – truy cập từ mọi trình duyệt
🔗 API REST/SOAP – dễ dàng tích hợp hệ thống khác
🌟 Lợi ích
❌ Giảm thiểu thất lạc / trùng lặp tài liệu
💰 Tiết kiệm chi phí so với DMS thương mại
🤝 Cộng tác & chia sẻ nhanh chóng
🚀 Mở rộng & tích hợp ERP/CRM dễ dàng
⚠️ Lưu ý:
CE ít tính năng nâng cao hơn PRO (OCR, machine learning, workflow phức tạp, tích hợp Office, chat nội bộ…).
Người dùng CE cần tự triển khai & tự hỗ trợ kỹ thuật qua diễn đàn.
📊 II. So sánh CE vs PRO
Giấy phép
GPL v2, miễn phí
Thương mại, có phí bản quyền
Quản lý tài liệu
✔️ Cơ bản (thư mục, metadata, tags)
✔️ Đầy đủ + mở rộng
Phiên bản (Versioning)
✔️ Có
✔️ Nâng cao
Full-text Search
✔️ Apache Lucene
✔️ Apache Solr (nhanh hơn)
OCR
❌ Không có
✔️ Có (scan & nhận dạng chữ)
Workflow
Cơ bản (jBPM)
Nâng cao (BPMN2)
Phân quyền
✔️ Cơ bản (roles, groups)
✔️ LDAP, AD, SSO
❌ Không
✔️ Có (Outlook, Thunderbird)
Tích hợp Office/Docs
❌ Không
✔️ Có plugin
API
✔️ REST/SOAP
✔️ REST/SOAP + SDK
Records Management
❌ Không
✔️ Có (ISO 15489, MoReq2)
BI & Machine Learning
❌ Không
✔️ Có
Mobile App
❌ Không chính thức
✔️ Có (iOS/Android)
Hỗ trợ
Cộng đồng (Forum, Wiki)
Chính thức (SLA, support)
Nâng cấp
Không thường xuyên
Thường xuyên, có roadmap
📌 Khi nào chọn CE?
Doanh nghiệp nhỏ, cá nhân
Nhu cầu cơ bản: lưu trữ, tìm kiếm, phân quyền, versioning
Có đội IT tự triển khai
📌 Khi nào chọn PRO?
Doanh nghiệp vừa và lớn
Cần OCR, workflow phức tạp, tích hợp ERP/CRM
Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật chính thức
📖 III. Hướng dẫn sử dụng OpenKM CE (Người dùng cuối)
1. 🔑 Đăng nhập
Mở trình duyệt →
http://<ip-server>:8080/OpenKMNhập username/password → Login
2. 🖥️ Làm quen giao diện
🌳 Tree view: Cây thư mục (bên trái)
📂 Workspace: Danh sách file/thư mục (giữa)
🛠️ Toolbar: Thanh công cụ (trên)
ℹ️ Properties panel: Thông tin chi tiết (bên phải)
3. 📤 Upload tài liệu
Chọn thư mục → Upload → Chọn file → OK
4. 📥 Download tài liệu
Chọn file → Download hoặc chuột phải → Download
5. ♻️ Quản lý phiên bản
Upload file trùng tên → tạo version mới
Tab Versions → xem & Restore phiên bản cũ
6. 🏷️ Metadata & Tags
Tab Properties → Metadata → nhập thông tin bổ sung
Gắn Tags để phân loại nhanh
7. 🔍 Tìm kiếm
Quick search: Nhập từ khóa
Advanced search: Theo metadata, tag, ngày, user
Full-text search: Trong nội dung file (nếu bật indexing)
8. 🔐 Quyền truy cập
Quyền: Read, Write, Delete, Download
Chỉ thấy tài liệu khi được cấp quyền
9. ✅ Workflow (nếu có)
Upload → gửi duyệt → Người duyệt xử lý trong Tasks
10. 👤 Quản lý cá nhân
Đổi mật khẩu: Menu user → Change Password
Subscriptions: Theo dõi thư mục để nhận thông báo
✨ Kết luận: Với OpenKM CE, người dùng có thể:
📂 Lưu trữ tài liệu tập trung
🔍 Tìm kiếm nhanh & dễ dàng
🤝 Cộng tác, chia sẻ an toàn
Last updated